KI im Unternehmen? Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach dem EU AI Act

Chatbots, automatisierte Texte, KI-gestützte Recherche, Bildgeneratoren oder interne Assistenzsysteme.  KI-Tools sind mittlerweile fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden.

Viele Unternehmen nutzen künstliche Intelligenz, um Prozesse effizienter zu gestalten, schneller zu arbeiten und Inhalte automatisiert zu erstellen.

Auch wenn der AI Act vorrangig Hochrisiko-KI-Systeme adressiert, können bereits alltägliche KI-Anwendungen im beruflichen Kontext Transparenzpflichten auslösen. Entscheidend ist nicht nur die Risikoklasse, sondern vor allem die konkrete Nutzungssituation.

📅 Besonders relevant wird dies ab dem 2. August 2026, wenn die Transparenzpflichten nach Art. 50 AI Act praktisch wirksam werden.

Betroffen sind bereits heute zahlreiche alltägliche Anwendungen, wie

• KI-Tools für interne Nutzungen, Kunden-Support und HR;

• KI-Assistenz für Writing, Visuals und Content Creation;

• integrierte KI in Software-as-a-Service-Anwendungen; 

• KI zur Analyse, Strukturierung und Auswertung von Presse-, Social-Media-, Audio- oder Videoinhalten;

• KI-gestützte Tutor- und Assistenzsysteme;

• KI zur Verbesserung von Rankings und Empfehlungssystemen für Plattformen.

Ein Unternehmen kann KI mit nur geringem oder minimalem Risiko einsetzen und dennoch verpflichtet sein, Nutzer über den KI-Einsatz zu informieren oder KI-generierte Inhalte offenzulegen.

Fünf Schritte für den regelkonformen Einsatz von KI ✅

Wir empfehlen fünf zentrale Maßnahmen, mit denen Unternehmen prüfen können, ob potenzielle Transparenz- und Compliance-Pflichten nach dem EU AI Act auftreten können.

🔎 1. Audit der KI-Tools

KI-Systeme sind eine faktische „Black Box“. Inhalte können gespeichert, analysiert oder sogar zum Training externer Modelle verwendet, ohne dass nachvollziehbar ist, wie diese verarbeitet werden. Erfasst werden sollten sämtliche im Unternehmen eingesetzten KI-Tools. Zu dokumentieren ist jeweils, in welchem Produkt sie eingesetzt werden, zu welchem Zweck sie dienen und ob Daten gespeichert, analysiert oder zum Training externer Modelle verwendet werden.

📚 2. Verträge prüfen

Bestehende Verträge mit Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern sollten überprüft werden. Wie wird der Einsatz von KI geregelt? Welche Transparenz-, Dokumentations- und Kennzeichnungspflichten müssen umgesetzt werden und welche Informationen muss der externe KI-Anbieter hierfür bereitstellen?

🎓 3. Teamschulungen

Nach Art. 4 AI Act sollen alle Mitarbeitende über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dies erfordert eine Sensibilisierung für den Umgang mit KI-Systemen und unter anderem klare Vorgaben zur Nutzung personenbezogener oder vertraulicher Daten im Zusammenhang mit DSGVO und AI Act.

📝 4. Interne KI- Richtlinien und KI-Charta

Eine KI-Charta enthält Leitlinien und Selbstverpflichtungen des Unternehmens für einen verantwortungsvollen, transparenten und sicheren Umgang mit KI. Interne KI-Richtlinien hingegen sollten konkrete organisatorische und rechtliche Vorgaben für Mitarbeitende zur praktischen Nutzung von KI-Systemen im Unternehmensalltag enthalten.

👀 5. Redaktionelle Kontrolle

KI-generierte Inhalte, Entscheidungen oder Analysen sollten vor ihrer Verwendung oder Veröffentlichung durch natürliche Personen überprüft und bestätigt werden.

🗣️ KI als Transparenz- und Kommunikationsinstrument nutzen

KI soll nicht nur als Effizienztool verwendet werden. Ein transparenter, strukturierter und verantwortungsvoller Umgang mit KI schafft Vertrauen und macht Unternehmen nicht nur glaubwürdiger, sondern auch zukunftsfähiger.

Wie wir Unternehmen unterstützen 🚀

Mars-IP unterstützt Unternehmen bei der praxisnahen und rechtssicheren Umsetzung der Anforderungen des EU AI Acts. Von der Einordnung bestehender KI-Anwendungen über Transparenz- und Dokumentationspflichten bis hin zur Erstellung interner KI-Richtlinien und passender Compliance-Strukturen.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Bild: ChatGPT